Conditions Générales d'adhésion et de participation
Association LES P'TITES FRIMOUSSES – Association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901
Siège social : 927 route de la Rocque 24590 PAULIN – Email : contact@lesptitesfrimousses.org – Téléphone : 0689610320 – RNA : N° W244007499
Version : 1 – Entrée en vigueur : 26 février 2026
Article 1 – Définitions, objet et portée contractuelle
Pour l'interprétation des présentes, les termes suivants ont la signification ci-après : « Association » désigne l'association Les P'tites Frimousses ; « Membre » désigne toute personne physique ou morale dont l'adhésion a été acceptée par l'Association ; « Bénévole » désigne toute personne participant gratuitement aux activités de l'Association, qu'elle soit ou non adhérente ; « Activités » désigne l'ensemble des actions, opérations, manifestations, collectes, ateliers, distributions, interventions, événements publics ou privés organisés, soutenus ou relayés par l'Association ; « Produits » désigne tout objet, textile, accessoire, kit, élément confectionné, préparé ou distribué dans le cadre des Activités, et notamment ceux destinés à des nouveau-nés ou à un usage en contexte néonatal ; « Données » désigne les données à caractère personnel au sens du RGPD. Les présentes Conditions Générales d'Adhésion et de Participation (ci-après « CGA ») encadrent, de manière complète et juridiquement opposable, les conditions d'adhésion, les modalités de participation aux Activités, ainsi que les droits et obligations réciproques de l'Association et des Membres ; elles complètent les statuts et le règlement intérieur lorsqu'il existe, lesquels demeurent applicables et prévalent en cas de contradiction sur les règles d'organisation interne. Toute adhésion, tout renouvellement d'adhésion, et plus généralement toute participation aux Activités emporte acceptation pleine, entière et sans réserve des statuts, du règlement intérieur et des présentes CGA, lesquelles constituent un cadre contractuel opposable entre l'Association et le Membre.
Article 2 – Catégories de membres, conditions d'éligibilité et capacité
Sauf stipulation contraire des statuts, l'Association peut admettre des membres personnes physiques majeures, des représentants légaux adhérant pour ou avec un mineur, ainsi que des personnes morales (entreprises, associations, collectivités, établissements, fondations, etc.) représentées par une personne dûment habilitée. Le candidat à l'adhésion déclare disposer de la capacité juridique nécessaire pour contracter, et, pour les personnes morales, disposer de l'habilitation à engager valablement la structure représentée. Il est rappelé que l'adhésion n'emporte aucune vocation automatique à représenter l'Association, à engager celle-ci, à percevoir des fonds en son nom, à communiquer publiquement pour son compte ou à utiliser ses signes distinctifs, sauf mandat exprès écrit.
Article 3 – Procédure d'adhésion, formation du contrat et pouvoir d'agrément
L'adhésion est sollicitée par la remise d'un bulletin d'adhésion dûment complété, accompagné des informations nécessaires à l'identification du candidat et, le cas échéant, des pièces justificatives demandées pour des motifs légitimes de gestion (notamment preuve d'identité pour l'exercice de certains droits, mandat de représentation pour une personne morale, autorisation parentale pour un mineur, ou toute pièce strictement nécessaire). L'adhésion n'est parfaite qu'après (i) paiement effectif de la cotisation, (ii) validation par l'organe compétent conformément aux statuts, et (iii) confirmation expresse ou implicite selon les modalités internes de l'Association ; il est précisé que l'Association conserve la faculté de demander des compléments d'information avant de statuer. L'Association se réserve la faculté d'agrément et peut refuser une demande d'adhésion pour motif légitime, notamment lorsque les agissements, propos, activités, antécédents relationnels ou comportements du candidat apparaissent incompatibles avec l'objet social, la sécurité des bénéficiaires, la sérénité des équipes ou l'image de l'Association, étant entendu que ce refus ne saurait être discriminatoire, abusif ou contraire aux dispositions d'ordre public.
Article 4 – Cotisation, renouvellement, suspension et radiation
Le montant de la cotisation, ses modalités de paiement et sa période de validité sont déterminés par l'organe compétent, conformément aux statuts. Sauf disposition contraire, la cotisation est due pour l'exercice associatif en cours, payable à l'adhésion puis à chaque renouvellement, et demeure définitivement acquise à l'Association, sans remboursement possible, y compris en cas de démission, d'exclusion, de cessation d'activité ou de non-participation du Membre aux Activités. Le défaut de paiement à l'échéance emporte, de plein droit, suspension des droits attachés à la qualité de Membre (notamment droit de vote et participation à certaines Activités réservées), et peut conduire, après mise en demeure restée sans effet dans un délai raisonnable, à la radiation, sans préjudice de toute disposition statutaire plus stricte. Les dons effectués à l'Association sont distincts de la cotisation et n'ouvrent aucun droit particulier, sauf engagement écrit exprès de l'Association dans le cadre d'un partenariat.
Article 5 – Droits des membres, information et participation à la vie associative
Sous réserve d'être à jour de cotisation, le Membre peut participer aux Activités selon les conditions fixées par l'Association, assister aux assemblées générales, et, selon sa catégorie statutaire, exercer un droit de vote. L'Association peut, pour des raisons de sécurité, de conformité, de capacité d'accueil, de confidentialité ou de protection des bénéficiaires, limiter l'accès à certaines Activités, imposer des conditions préalables (inscription, formation, charte, habilitation, contrôle qualité, règles sanitaires) ou refuser l'accès à une Activité à une personne dont la présence serait susceptible de perturber ou de mettre en risque le déroulement de l'action. Les documents communicables aux Membres le sont dans les conditions prévues par les statuts, le règlement intérieur et la loi, dans le respect des impératifs de confidentialité, de protection des données et de secret des affaires le cas échéant.
Article 6 – Obligations générales, comportement, confidentialité et protection de l'image de l'Association
Le Membre et, plus généralement, toute personne participant aux Activités s'engage à adopter un comportement loyal, respectueux, prudent et conforme aux valeurs de l'Association, à s'abstenir de toute violence, menace, harcèlement, discrimination, propos diffamatoires, atteinte à la dignité, ou comportement susceptible de mettre en danger les bénéficiaires, les équipes, les partenaires ou le public. Le Membre s'engage à respecter les consignes de sécurité et d'organisation, à préserver la confidentialité des informations internes et, plus particulièrement, à ne jamais divulguer d'informations permettant d'identifier des bénéficiaires (notamment familles, enfants, nouveau-nés, établissements, services, équipes soignantes, ou partenaires) sauf autorisation expresse écrite et dans le respect du RGPD. Il est expressément interdit d'utiliser le nom, le logo, les éléments graphiques, les supports, les photos, les textes, les créations, ou plus largement l'image de l'Association à des fins personnelles, commerciales, politiques ou promotionnelles sans accord écrit préalable ; toute communication publique au nom de l'Association, y compris sur les réseaux sociaux, doit être autorisée et conforme aux lignes éditoriales fixées par l'Association.
Article 7 – Discipline, manquements, exclusion et garanties procédurales
Tout manquement aux statuts, au règlement intérieur ou aux présentes CGA, ainsi que tout comportement ou acte portant atteinte aux intérêts matériels ou moraux de l'Association, à sa réputation, à la sécurité des bénéficiaires ou au bon déroulement des Activités, peut donner lieu à une mesure disciplinaire proportionnée pouvant inclure un avertissement, une suspension temporaire, un retrait d'habilitation, une interdiction de participation à certaines Activités, ou une exclusion. Toute décision d'exclusion est précédée d'une procédure contradictoire comprenant la communication des griefs, une convocation écrite, et la possibilité effective pour l'intéressé de présenter ses observations, étant précisé que l'Association peut, en cas d'urgence et de risque immédiat, prononcer des mesures conservatoires (suspension d'accès, retrait temporaire) le temps de l'instruction. La décision est notifiée par écrit et prend effet à compter de sa notification, sans remboursement de la cotisation.
Article 8 – Bénévolat, absence de lien salarial, remboursement de frais
La participation aux Activités, lorsqu'elle est effectuée à titre bénévole, l'est librement, volontairement et gratuitement, sans contrepartie financière ni avantage assimilable à une rémunération, et ne crée aucun lien de subordination juridique permanent, aucun contrat de travail, aucun mandat rémunéré ni relation assimilable à un rapport salarial entre l'Association et le Bénévole. Le Bénévole reconnaît agir en autonomie, sous réserve du respect des consignes nécessaires à la sécurité, à la conformité et à la coordination des actions, lesquelles ne sauraient caractériser un lien de subordination au sens du droit du travail. Le remboursement de frais, lorsqu'il est autorisé, n'est possible que pour des dépenses strictement nécessaires à l'action associative, engagées avec accord préalable lorsque requis, sur présentation de justificatifs, et selon les règles internes et fiscales applicables ; aucun remboursement forfaitaire ne peut être exigé par le Bénévole sauf dispositif explicitement prévu par l'Association et conforme à la réglementation.
Article 9 – Assurance, responsabilité individuelle et limitation de responsabilité de l'Association
Chaque Membre et chaque participant déclare être titulaire d'une assurance responsabilité civile personnelle en cours de validité couvrant les dommages corporels, matériels et immatériels qu'il pourrait causer à des tiers, y compris dans le cadre d'Activités associatives ; il lui appartient, s'il l'estime utile, de souscrire une assurance individuelle accident couvrant ses propres dommages. Il est expressément rappelé que l'Association n'assure pas automatiquement la couverture individuelle des participants au titre de leurs dommages personnels et ne peut être tenue de suppléer une absence d'assurance personnelle. L'Association ne saurait être tenue responsable des dommages résultant d'un fait personnel d'un Membre, d'un participant, d'un tiers, ou d'un manquement aux consignes de sécurité, ni des dommages liés à des objets personnels, pertes, vols ou dégradations survenant lors des Activités, sauf faute lourde ou intentionnelle directement imputable à l'Association. En toute hypothèse, lorsque la responsabilité de l'Association serait engagée, elle ne pourrait l'être que dans les limites des garanties effectivement souscrites au titre de son assurance responsabilité civile associative, et dans le respect des règles d'ordre public.
Article 10 – Mineurs : autorisation, encadrement et responsabilité des représentants légaux
La participation d'un mineur à l'Association, à ses Activités ou à ses événements est subordonnée à l'autorisation écrite préalable de son représentant légal, lequel atteste exercer l'autorité parentale et disposer des droits nécessaires pour engager le mineur. Le représentant légal demeure civilement responsable du mineur, s'engage à garantir que le mineur est couvert par une assurance responsabilité civile en cours de validité, et assume l'ensemble des conséquences d'un comportement du mineur, sauf faute lourde ou intentionnelle directement imputable à l'Association. Sauf organisation expresse d'un encadrement spécifique, l'Association n'a pas vocation à se substituer à la surveillance des représentants légaux ; toute condition particulière d'encadrement (présence obligatoire du parent, horaires, périmètre, interdictions) s'impose et peut conditionner l'accès du mineur aux Activités.
Article 11 – Événements publics, collectes et manifestations : règles, risques et décharge partielle
Dans le cadre d'événements publics, collectes, stands, manifestations, ateliers ouverts au public, ou toute action impliquant la présence de tiers, chaque participant reconnaît que de telles activités comportent des contraintes et risques inhérents (déplacements, installations temporaires, affluence, météo, interactions avec le public, matériel), et s'engage à adopter une prudence constante, à respecter les consignes d'organisation et de sécurité, ainsi que toute réglementation applicable. Il est expressément stipulé que l'Association ne peut être tenue responsable des dommages causés par un participant à un tiers, des dommages causés par un tiers à un participant, ni des dommages résultant d'une imprudence ou d'un non-respect des consignes, sauf faute lourde ou intentionnelle directement imputable à l'Association. L'Association se réserve le droit de refuser l'accès ou d'exclure immédiatement d'un événement toute personne dont le comportement créerait un risque, troublerait l'ordre, ou porterait atteinte à l'image de l'Association.
Article 12 – Produits destinés aux nouveau-nés : usage exclusif des matières fournies, conformité néonatale, interdictions, traçabilité et contrôle qualité
Compte tenu de la nature particulièrement sensible des actions impliquant des nouveau-nés et, plus généralement, des bénéficiaires en contexte néonatal, tout Bénévole ou participant intervenant dans la confection, la préparation, l'assemblage, le conditionnement, le stockage, le transport ou la distribution de Produits s'engage expressément à utiliser exclusivement les matières premières, fournitures, composants, textiles, accessoires, emballages et consommables fournis par l'Association ou préalablement validés par elle selon une procédure interne de validation ; cette obligation est essentielle et déterminante du consentement de l'Association à confier des tâches au Bénévole. L'Association indique que les matières qu'elle fournit ou valide sont sélectionnées afin d'être adaptées à un usage néonatal, en tenant compte des exigences de sécurité, d'hygiène, de composition, d'absence de substances inadaptées, de compatibilité cutanée et de résistance, selon les standards généralement requis par les partenaires et établissements, et selon les contraintes de prévention des risques pour les nouveau-nés. Le participant s'interdit strictement d'introduire, même à titre gratuit, des matières personnelles, des chutes de tissu, des composants d'origine inconnue, des produits parfumés, des colles non validées, des éléments décoratifs susceptibles de se détacher, de petites pièces, ou tout élément non expressément autorisé, dès lors que cela pourrait créer un risque d'allergie, d'irritation, d'ingestion, d'étouffement, de contamination ou tout autre incident. Le participant s'engage également à respecter les règles d'hygiène et de conditionnement communiquées par l'Association, notamment l'absence de fumée et d'odeur persistante sur les produits, la propreté du poste de travail, la protection contre la poussière et les animaux domestiques, ainsi que toute consigne de lavage, séchage, repassage, emballage et stockage ; à défaut de règles écrites, il s'engage à solliciter des consignes avant toute remise de Produits. Afin d'assurer la sécurité et la conformité, l'Association se réserve le droit d'instaurer une procédure de contrôle qualité avant distribution, comprenant le tri, l'examen visuel, le refus, la mise au rebut ou la reprise des Produits non conformes, sans que le participant ne puisse s'y opposer ni réclamer une compensation. En cas de doute, d'incident, de non-conformité identifiée, ou de suspicion de risque sanitaire, le participant s'engage à informer immédiatement l'Association, à suspendre toute distribution et à coopérer à toute mesure de retrait, de correction, de traçabilité ou de rappel des Produits, l'objectif étant de prévenir tout risque pour les nouveau-nés et de protéger la crédibilité de l'Association auprès des partenaires, notamment établissements de santé. Le non-respect de cet article constitue un manquement grave susceptible d'entraîner exclusion immédiate, retrait d'habilitation, et, si un dommage survient ou si l'Association subit un préjudice (atteinte à l'image, rupture de partenariat, réclamation, coût de retrait), l'engagement de la responsabilité civile personnelle du contrevenant, sans préjudice d'éventuelles suites pénales si les faits le justifient.
Article 13 – Protection des données personnelles : information complète et opposable (RGPD et loi Informatique et Libertés)
L'Association, en qualité de responsable du traitement, traite des Données conformément au RGPD (Règlement UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés modifiée ; la présente clause constitue l'information prévue aux articles 12, 13 et 14 du RGPD. Les coordonnées de contact relatives aux Données sont : [email RGPD], et, le cas échéant, le délégué à la protection des données (DPO) : [nom et contact], étant précisé que la désignation d'un DPO n'est obligatoire que dans certains cas mais peut être choisie volontairement.
Les catégories de Données susceptibles d'être collectées sont, selon les cas et dans la limite de la stricte nécessité : données d'identification (nom, prénom, date de naissance si nécessaire, qualité et catégorie de membre), coordonnées (adresse, email, téléphone), données administratives (numéro d'adhérent, date d'adhésion, historique de cotisation), données financières et comptables (paiements, reçus, historique et justificatifs en cas de remboursement de frais), données liées à la participation (inscriptions à des événements, présences, habilitations), données de communication (préférences de contact, historique d'envois), données techniques si l'Association dispose d'un site (logs de sécurité, données de connexion, adresse IP, données strictement nécessaires au fonctionnement), et le cas échéant images/vidéos (photos d'événements) sous réserve des règles de consentement et d'opposition décrites ci-après. L'Association s'interdit de collecter des Données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (notamment données de santé, convictions, opinions, etc.) sauf nécessité impérieuse, base légale appropriée, minimisation stricte et, lorsque requis, consentement explicite ; à titre de principe, aucune donnée médicale sur des nouveau-nés ou bénéficiaires n'a vocation à être collectée par l'Association dans le cadre de l'adhésion.
Les finalités et bases légales des traitements sont précisément les suivantes : (i) gestion des adhésions, des droits statutaires, des convocations et de la vie associative, fondée sur l'exécution du contrat d'adhésion (article 6.1.b RGPD) et l'intérêt légitime (article 6.1.f) pour l'organisation ; (ii) gestion des cotisations, dons, comptabilité, obligations fiscales et légales, fondée sur l'obligation légale (article 6.1.c) et l'exécution du contrat (article 6.1.b) ; (iii) organisation des Activités, inscriptions, logistique, sécurité, suivi des habilitations et contrôle qualité lorsque applicable, fondée sur l'intérêt légitime de l'Association (article 6.1.f) et, selon les cas, l'exécution du contrat (article 6.1.b) ; (iv) communication institutionnelle et envoi d'informations relatives aux actions, événements, appels à bénévoles, newsletters, fondés sur l'intérêt légitime de l'Association (article 6.1.f), sous réserve du droit d'opposition, et/ou sur le consentement lorsque la réglementation l'exige ; (v) gestion du droit à l'image et diffusion de photographies/vidéos, fondée sur le consentement (article 6.1.a) lorsque l'image permet d'identifier une personne et que l'usage dépasse l'information purement interne, étant précisé que l'Association peut également s'appuyer, selon les cas, sur l'intérêt légitime pour des vues d'ensemble non individualisantes, sous réserve du droit d'opposition ; (vi) sécurité des systèmes et prévention des abus, fondée sur l'intérêt légitime (article 6.1.f). L'Association pratique la minimisation des Données, limite les accès aux personnes habilitées, et met en œuvre des mesures de sécurité appropriées (article 32 RGPD), comprenant notamment la gestion des habilitations, des mots de passe robustes, la limitation des accès, la journalisation lorsque nécessaire, la sauvegarde, la mise à jour des logiciels, et des procédures internes de confidentialité.
Les destinataires des Données sont strictement limités aux dirigeants, membres du Bureau et personnes dûment habilitées pour les besoins des finalités ci-dessus, ainsi qu'aux sous-traitants techniques intervenant pour le compte de l'Association, lesquels peuvent inclure notamment un hébergeur et/ou infogérant, un prestataire de messagerie (emailing), un outil de gestion d'adhérents ou CRM, une solution de paiement en ligne, un expert-comptable, un prestataire d'impression/envoi, et tout prestataire de sécurité informatique ; chaque sous-traitant est encadré par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD précisant l'objet du traitement, la durée, les instructions documentées, la confidentialité, les mesures de sécurité, les conditions de recours à des sous-traitants ultérieurs, l'assistance à l'exercice des droits, l'assistance en cas de violation, et l'obligation de suppression ou restitution des Données en fin de contrat. L'Association s'engage à ne pas vendre ni céder les Données à des tiers.
S'agissant des transferts hors Union européenne, l'Association indique qu'elle privilégie des prestataires hébergeant les Données dans l'UE ; toutefois, si un outil ou sous-traitant implique un transfert vers un pays tiers, l'Association s'assure que ce transfert est encadré par une décision d'adéquation de la Commission européenne, ou par des garanties appropriées telles que des clauses contractuelles types (CCT) et, le cas échéant, des mesures complémentaires, conformément au chapitre V du RGPD. Sur demande, l'Association peut indiquer la nature générale des garanties mises en place
Les durées de conservation sont définies de manière stricte : les Données liées à l'adhésion (identité, coordonnées, historique d'adhésion) sont conservées pendant la durée de l'adhésion active puis archivées pour une durée maximale de cinq (5) ans à des fins probatoires et de gestion des contentieux ; les pièces comptables, justificatifs de paiement, reçus et documents comptables sont conservés dix (10) ans conformément aux obligations légales ; les données liées aux remboursements de frais (demandes et justificatifs) suivent les durées comptables ; les listes de diffusion sont conservées tant que la personne ne s'y oppose pas ou ne se désinscrit pas ; les images/vidéos sont conservées pendant une durée proportionnée aux finalités de communication et sont supprimées en cas de retrait du consentement lorsque celui-ci constitue la base légale, sauf nécessité de conservation pour preuve de l'autorisation initiale (conservation limitée des preuves de consentement). À l'issue, les Données sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.
Les droits des personnes concernées s'exercent dans les conditions des articles 15 à 22 du RGPD : droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, de portabilité, ainsi que le droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement, sans affecter la licéité antérieure ; les demandes sont adressées à contact@lesptitesfrimousses.org et l'Association peut demander un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable, uniquement pour sécuriser la demande. L'Association répond dans un délai d'un (1) mois, prolongeable de deux (2) mois en cas de complexité, conformément au RGPD, avec information du demandeur. En cas de contestation, la personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la CNIL.
En cas de violation de Données, l'Association applique une procédure interne comprenant l'évaluation du risque, la documentation dans un registre interne, et, lorsque requis, la notification à la CNIL dans les soixante-douze (72) heures (article 33 RGPD) ainsi que l'information des personnes concernées lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés (article 34 RGPD). L'Association met en œuvre des mesures correctives et, le cas échéant, notifie ses sous-traitants et partenaires concernés.
Article 14 – Droit à l'image, communication et réseaux sociaux
Lors des Activités, l'Association peut réaliser des photographies ou vidéos destinées à la communication institutionnelle, à la promotion de ses actions, au reporting aux partenaires et à l'animation de ses supports (site, réseaux sociaux, documents). Lorsque l'image d'une personne est individualisable, la diffusion repose sur le consentement ou sur une base légale appropriée selon le contexte ; la personne peut s'opposer à la prise de vue ou à la diffusion, et l'Association s'engage à traiter toute opposition de manière raisonnable et effective. Il est expressément interdit à tout Membre ou participant de publier des images ou informations permettant d'identifier des bénéficiaires, et a fortiori des nouveau-nés, des familles ou des établissements, sans autorisation expresse écrite et sans validation préalable de l'Association ; toute violation est considérée comme un manquement grave.
Article 15 – Propriété intellectuelle et utilisation des signes distinctifs
La dénomination « Les P'tites Frimousses », le logo, les chartes graphiques, les textes, photos, vidéos, supports, créations, documents et contenus élaborés par ou pour l'Association sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle ; toute reproduction, représentation, diffusion ou exploitation, même partielle, sans autorisation écrite préalable, est interdite et susceptible d'engager la responsabilité civile et pénale de son auteur. L'Association peut concéder des autorisations ponctuelles et révocables, strictement limitées à l'usage autorisé.
Article 16 – Modification des CGA, indépendance des clauses et nullité partielle
L'Association peut modifier les présentes CGA afin de tenir compte de l'évolution de ses activités, de son organisation, ou de la réglementation ; la version applicable est celle en vigueur à la date de l'adhésion ou, en cas de renouvellement, à la date du renouvellement, sous réserve d'une information préalable raisonnable. Si une clause devait être déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations demeureraient en vigueur, et la clause concernée serait remplacée par une stipulation valide se rapprochant le plus possible de l'intention initiale.
Article 17 – Loi applicable, tentative amiable et juridiction compétente
Les présentes CGA sont soumises au droit français. En cas de différend relatif à leur validité, interprétation ou exécution, les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable loyale avant toute action ; à défaut d'accord, le litige relèvera des juridictions territorialement compétentes du ressort du siège social de l'Association, sauf disposition d'ordre public contraire.